"Rett i Mappen" Integrasjon skole-fagløsninger og sak/arkiv

Dette er et samarbeidsprosjekt mellom SørTrøndelag, Vestfold og Oppland fylkeskommune, som alle har samme utfordring. Det er i dag, lite eller ingen, integrasjon mellom sak- og arkiv-løsninger og fagsystemer på skolene. Dette betyr at et stort antall med journalverdige dokumenter som produseres på skolene ikke blir tilfredsstillende håndtert og lagret, iht. NOARK. I beste fall, bruker skolene og sentral skole-administrasjon mye tid og krefter på å knytte journalverdige dokumenter til saksarkivet. Det e r et sterkt ønske og behov fra fylkeskommunene og de videregående skolene å gjøre noe med dette. I dag kompenseres manglende integrasjon med arbeids- og tidkrevende manuell skanning og journalføring av de viktigste dokumentene. Rutinene er tilfeldige og omfanget er forskjellig fra skole til skole og fra de forskjellige fylkeskommunene. Andre momenter: KS initierte et prosjekt med tilsvarende målsetting: ?KS ? Integrasjonsprosjekt, pilotering og drift?. Prosjektet startet opp i 2004 og leverte rapport om forslag til standard i 2005. Prosjektet ble støttet med Høykom-midler. Noark 4 Web Services blir foreslått som standard for integrasjon mellom fagsystemer og sak-og arkiv-løsninger. Dette prosjektet kan teste og pilotere den foreslåtte standarden. Dette er drøftet med og anbefalt av prosjektleder, Terje Olsen, i KS-prosjektet. Et forstudie er gjennomført i samarbeid mellom de tre ovenfor nevnte fylkeskommunene. Denne forstudien viser at omfanget av dokumenter som ikke blir arkivert og journalført , er stort. Eks. varsler til elever har et omfang på ca. 12000 pr år i Oppland. I skole-administrasjonen i sentraladministrasjonen produseres det 10 - 20 dokumenter pr. elev pr. år. Alle tre fylkeskommuner ønsker å videreføre prosjektet inn i en pilotpr osjekt, organisert som et felles prosjekt med fordelte oppgaver og ansvar. Resultatet av dette pilotprosjektet vil bli kommunisert og gjort tilgjeneglig for alle fylkeskommunene i landet.