Cost reduction in public construction projects in Norway

The construction of public buildings, such as universities, museums, prisons or hospitals, creates value for society, but also comes at a cost. Limited public funds make it necessary to assure an optimal use of public resources. However, not all projects succeed with that, and complaints about a high cost level of public construction projects are numerous. Although academic research on construction project costs is abundant, the problem does not seem to have improved in practice. The PhD-project was conducted with the three partners the Norwegian Research Council, Statsbygg and NTNU, faculty of engineering, department of civil and environmental engineering. The PhD-candidate has followed Statsbygg's two-year strategic initiative to increase the cost-efficiency of their construction projects. Cost-efficiency means achieving the desired result of a project with minimal resources invested into the project. In addition to investigate cost-efficiency on a project level, the PhD-project also looked at cost-efficiency at an organizational and a strategic level. The research purpose was to investigate how to achieve lasting change towards higher cost-efficiency in public construction projects. Three research questions have guided the research: (1) Which actions do public construction projects take to achieve higher cost-efficiency? (2) How can knowledge transfer between the projects on cost-efficiency actions be increased? (3) How can we achieve lasting change towards more cost-efficient construction projects? The research has been conducted by a practitioner-researcher inside a public organization with an action research approach. Mainly qualitative methods have been used, augmented with quantitative data where necessary. During the studies, five papers outlining the results of the study have been written, each covering a different aspect of the main topic. The first three papers address systematic completion, standardization, and stakeholder involvement as examples of actions for increasing cost-efficiency. The fourth paper on microlearning addresses the necessity of knowledge transfer on cost-efficiency and the fifth paper presents a meta-perspective looking at how the results of the strategic initiative are implemented in the organization. The research shows that many different actions for cost-efficiency are executed by the construction projects. Some of the actions, like standardization, are quantifiable and scalable. Especially actions in early project phases involving the user as an important stakeholder, result in a significantly positive effect on project costs. However, to profit from cost-efficiency not only at a single project level, but at a portfolio level, knowledge transfer on successful cost-efficiency actions between the project teams is necessary. Microlearning, which is a digital educational strategy that breaks complex topics down into short units, can be one of the tools to increase knowledge sharing. In addition, the results from the strategic initiative need to be implemented in the permanent organization to achieve lasting change in all projects. For the implementation, the Pentagon model with its five dimensions of structure, technologies, social relations and networks, interaction and culture can serve as a tool for the organization to increase organizational capabilities and performance on cost-efficiency. Creating cost-efficiency actions together with the construction project teams in meetings, was vital for involving the project teams in the change process. The practical contribution of this research is inherent to its action research approach, as the starting point was a practical problem to be solved. Through the research, the organization has gained important insight on how to increase cost-efficiency permanently on a portfolio level. This study answers the need for more practice-based research in project management by giving a rich empirical account of how change processes in organizations practically happen and of how results from a strategic initiative are implemented in a project-based organization.

Forskningsprosjektet har identifisert og kartlagt tiltak for kostnadseffektivisering i Statsbyggs byggeprosjekter. Blant annet standardisering, systematisk ferdigstillelse og et tett samarbeid med brukeren i prosjektenes konseptfase bidrar til mer kostnadseffektive konsepter og kostnadsbesparelser i prosjektgjennomføringen. I tillegg til tiltakene er det identifisert behovet for mer kunnskapsdeling mellom prosjektene for å oppnå en effekt på porteføljenivå. Basert på det er det i forskningsprosjektet utviklet et mikrolæringsopplegg som har bidratt til deling av gode konkrete eksempler for kostnadseffektivitet. Et viktig resultat var også innsikten om at det kreves et mer aktivt arbeid for å sette arbeid med kostnadstiltak i system. Flere tiltak, som har hatt god effekt på kostnaden i enkelte prosjekter, er nå inkludert i prosesser og prosedyrer, slik at det er forpliktende for alle prosjekter. Arbeidet med implementering av disse tiltak fortsetter i organisasjonen etter avsluttet forskningsprosjekt.

Formålet med doktorgradsprosjektet er forbedret kunnskap om kostnadsstyring og kostnadseffektivitet i offentlige byggeprosjekter, med Statsbygg som case. Statsbyggs byggherrevirksomhet er i en konkurransesituasjon og oppdrag på formålsbygg har i noen tilfeller blitt satt bort til private aktører; kostnadsnivået i Statsbyggprosjekter er oppgitt som en av årsakene. Høye byggekostnader og kostnadssprekk i offentlige byggeprosjekter blir diskutert kritisk. Som eksempler kan nevnes diskusjonen om konseptet for nytt tinghus i Drammen, og medieoppslag om kostnadsoverskridelser i Stortingets byggeprosjekt. For å møte denne utfordringen og statens behov for en profesjonell byggherre med spisskompetanse har Statsbygg opprettet et effektiviseringsprosjekt med sikte på å redusere kostnader i byggeprosjektene uten å øke levetidskostnader av byggene. Samtidig skal prinsipper om kostnadseffektivitet og læring av beste praksis blir en enda viktigere del av Statsbyggs bedriftskultur enn det er i dag. Temaet kostnadseffektive byggeprosjekter er ikke nytt i Statsbygg og kravene i forhold til kostnader er tydelige: Byggeprosjektene skal gjennomføres innenfor de godkjente økonomiske rammene og kostnadsutviklingen gjennom prosjektets faser skal være positiv. Tidligere er det gjennomført enkeltinitiativer for å belyse faktorer som forklarer kostnadsutviklingen i Statsbyggs byggeprosjekter, men det mangler en systematisk og helhetlig tilnærming til problematikken. Kunnskapen om konkrete kostnadsdrivere er fortsatt mangelfull. Det er behov for å identifisere slike drivere, tallfeste besparingspotensialet og forstå om kostnadsdriverne er prosjektspesifikke eller knyttet til Statsbyggs prosjektorganisering og -metodikk. Basert på bedre forståelse kan det utvikles tiltak som vil hjelpe Statsbygg å bli en enda mer profesjonell byggherre som bygger kostnadseffektive bygg.