Søknadsarbeidet gjennomføres primært ved hjelp av en serie videokonferansemøter mellom arbeidspakkeledere og koordinator og der delmål og aktiviteter før neste møte blir avtalt. For store milepæler vil det være riktig å møtes fysisk og gjennomføre en work-shop.
Prosjektet prøver også å inkludere innspill fra andre aktører som har erfaring, innsikt og kompetanse knyttet til H2020 og søknadsprosesser i EU. I den anledning vil søker (FDB) oppsøke vedkommende.