Back to search

FORKOMMUNE-Forskning og innovasjon i kommunesektoren

Innebygget arkivering - utvikling av løsninger for arkiv i offentlig virksomhet med betydelig gevinstpotensiale

Alternative title: Innebygget arkivering - utvikling av løsninger for arkiv i offentlig virksomhet med betydelig gevinstpotensiale

Awarded: NOK 0.25 mill.

Etter avtale med Anne Wisnes Rødland og Idun Lyngstad: disse feltene skal ikke fylles ut («populærvitenskaplig fremstilling (skrives på norsk)» og «populærvitenskaplig fremstilling (skrives på engelsk)»).

Formålet med prosjektet er å jobbe med arkivfloken som beskrevet i innsendt skisse (se vedlegg). Forvaltningen anvender i dag gamle, tidkrevende og vanskelige sak- og arkivsystemer, og det er lite insitament til innovasjon og utvikling av nye løsninger i markedet. Det kjøpes inn systemer med tanke på å leve opp til Noark standarden, og offentlige virksomheter bestiller "hyllevare" og løsninger som allerede finnes på markedet. Leverandørene får derved lang levetid på sine produkter, og trenger da ikke å tenke nytt rundt hvordan forvaltningen arkiverer. Arkivering og journalføring er i dag en betydelig tidstyv i offentlig sektor og det brukes uforholdsmessig mye tid på å skape dokumentasjon som likevel ikke er tilstrekkelig for å vise hvordan man har kommet frem til avgjørelser. I tillegg ligger ansvaret for arkivering hos den enkelte ansatte (e.eks. saksbehandler, prosjektleder, prosesseier), som har begrenset eller ingen arkivfaglig kompetanse. Med skjønnsmessige kriterier er det vanskelig å ta stilling til hva som skal dokumenteres ved hvert enkelt tilfelle. Sak- og arkivsystemene er heller ikke integrert med andre virksomhetssystemer. I dette prosjektet skal Arkivverket tenke nytt rundt hvordan arkiv løses i forvaltningen, og utvikle nye løsninger. Disse skal automatisere og integrere arkiv med eksisterende systemer, gjennom å utnytte dagens teknologiske mulighetsrom. Målet er løsninger som gjør det mulig å identifisere, hente ut og ta vare på dokumentasjon slik at ansatte i offentlig forvaltning ikke trenger å bruke tid på arkiv. Prosjektet er et pilotprosjekt og resultatet vil ha stor overføringsverdi og kunne anvendes av andre offentlige virksomheter. Løsningene må tilpasses den enkelte virksomhets behov, mens konseptet innebygget arkivering vil være aktuelt og et eksempel til etterfølgelse for alle. Vi har en forhåpning om at prosjektet vil røske opp i et låst marked og gjøre at flere offentlige virksomheter etterspør lignende løsninger.

Activity:

FORKOMMUNE-Forskning og innovasjon i kommunesektoren