Den samskapende kommune

Co-creation is an innovative working method that several municipalities adopt in their strategic plans – with the goal that the working method will contribute to service and community development. But what happens when municipalities move from strategy to practice – and implement co-creation in complex organizations like municipalities? One of the main conclusions of the Norwegian Research Council project “Co-creation in the local public sector” is that there is no single recipe for success in moving from strategy to practice – but that each municipality must adapt co-creation to the local community, the municipal organization, and its own needs. Another main conclusion is that co-creation can challenge goals and values in a politically and bureaucratically governed municipality. For leaders and employees at both the political and administrative levels, it can feel like a strong contrast between the bureaucratic, hierarchical governance model in the public sector on one side, and the more flexible, creative, and dialogical co-creation model on the other. The dilemmas that can arise in this tension must be taken seriously and addressed, so that local solutions and can be found. The project has followed the two municipalities Stad and Nordre Follo in their experimentation with co-creation from 2020 to 2023. The municipalities started three pilot projects each focused on public health, local development, and service innovation. The municipalities were offered guidance from Tinkr along the way. Telemark Research Institute (project leader) and the University of South-Eastern Norway followed the processes. The pilot projects were led by the municipalities’ own employees – who facilitated workshops, involved actors across sectors, and experimented with creative tools. They shared their reflections with the researchers in innovation diaries, in interviews, and at joint learning arenas. Employees and leaders at higher levels in the municipalities were also interviewed and participated in learning arenas. The researchers participated as observers in several co-creation arenas, conducted participant evaluations from co-creation processes, and reviewed strategic documents in the municipalities and documentation from the pilot projects. In addition, the researchers had close dialogue with the pilot projects through a series of meetings, reflection sessions, and learning arenas. The researchers established contact with politicians through specific gatherings for politicians. The project has identified four factors that can promote co-creation in municipalities – based on the experiences from the pilot projects. But merely identifying factors that promote co-creation is not enough. Therefore, we have taken a step further and assessed how each of the factors can be institutionalized in public sector. Factor 1: Ensuring a clear challenge that engages participation. Institutionalization: System for defining areas in need of co-creation and system for mobilizing stakeholders. Factor 2: Building on existing collaboration and engagement. Institutionalization: System for capturing initiatives and facilitating co-creation in the local community which supports the municipality’s plans and strategies. Factor 3: Anchoring co-creation, and the understanding of co-creation as open innovation processes, in the leadership, and obtaining a clarified operational freedom for co-creation. Institutionalization: System for following up on co-creation both administratively and politically, and ensure that employees who facilitate co-creation receive the necessary competence and clarified operational freedom. Factor 4: Utilizing facilitation competence. Institutionalization: System for facilitating and implementing co-creation – this could be in the form of building facilitation competence that benefits the entire municipality, and establishing suitable venues, preferably on neutral ground outside the town hall.

Begge kommunene har oppnådd bedre og mer samhandling med sivilsamfunnet, jfr målet om politiske verdier; aktiv demokratisk dialog, innbyggerengasjement og -deltagelse, samt sosiale verdier som samarbeid og engasjement i lokalsamfunnet. Stad kommune har for eksempel opprettet et eget samskapingsteam og Nordre Follo kommune har opprettet et eget innovasjonssenter for innbyggere og gründere.Stad kommune rapporterte på sluttkonferansen for prosjektet at prosjektet har gitt merverdi i form av mer effektive prosesser, gode løsninger, sterkere lokalsamfunn og økt demokrati. Nordre Follo kommune rapporterte om potensielle gevinster som redusert behov for tjenester i hjemmet, fellesskap blandt eldre og mer effektiv tidsbruk i hjemmetjenesten. Oversikt over pilotprosjektene i de to kommunene med status vår 2023: Stad kommune «Urbant landbruk»: Mål: Skape inkluderende møteplasser for å formidle kunnskap om kortreist mat. Pilotprosjektet utviklet seg i tre hovedretninger: 1) felles drivhus, 2) grønn integrering, og 3) skolehager. Det er opprettet en egen organisasjon, Jordnær, som driver mange av aktivitetene videre. Kommunen er med i styret på lik linje med andre aktører. «Meningsfullt og aktivt liv»: Mål: Skape attraktive, trygge, inkluderende og tilgjengelige møteplasser. Pilotprosjektet resulterer i ulike aktiviteter, som et møtested for ungdom i samarbeid med en lokal kafé. Et annet eksempel er aktivitetskvelder i samarbeid med det lokale treningssenteret, hvor ungdom kan delta på ulike aktiviteter som bordtennis, ishockey, buldring, yoga og parkour. Andre aktiviteter er portal til arbeidslivet og aktive eldre kalt “ut av einsemd – inn i aktivitet”. Aktivitetene drives i stor grad av aktører utenfor «Framtidas heimebaserte omsorg»: Mål: bidra til fremtidens hjemmebaserte omsorg/temaplan for eldre. Resultat: Kommunedelplan for helse og omsorg 2023-2035 er vedtatt i kommunestyret. Nordre Follo kommune «Byvekst med grønne kvaliteter»: Mål: Mer klimavennlig bygging. Målet om mer klimavennlige byggematerialer er innarbeidet i kommunens økonomi- og handlingsplan for 2024-2027 og ses på som en langsiktig satsing i kommunen. «Aktiv hele livet»/«Frivillighet i helse»: Mål: At hjemmeboende eldre skal bo hjemme lenger. Kommunen samarbeider med frivillig sektor for å skape mer aktivitet for eldre i utkanten av kommunen, i kontakt med engasjerte innbyggere «Trygg oppvekst»: Mål: Bidra til å hindre utenforskap. Gruppa ville endre måten foreldremøtene ble gjennomført på, og har testet ut mer dialogpregede foreldremøter i barnehagene. Nå er tiltaket blitt en del av prioriteringene i kommunens økonomi- og handlingsplan for 2024-2027: “videreutvikle foreldremøtene i barnehager og skoler slik at møtene blir en inkluderende og utviklende møteplass for samarbeid om trygg og god oppvekst for egne og andres barn.”

Nye Stad og nye Nordre Follo kommuner vil med dette FoU-prosjektet bli de første norske kommunene som gjennomfører samskaping på øverste nivå. Det innebærer å ta i bruk alle ressursene i lokalsamfunnet til å delta i utviklingen av sin kommune: til å sammen definere problem og mål, utvikle og teste nye ideer, og sette nye løsninger ut i livet. Ingen norske kommuner har ennå forsøkt denne tilnærmingen på hele lokalsamfunnsutviklingen. For å få til dette, kreves både kompetanse, kapasitet og evne til å etablere møteplasser, partnerskap og samhandling med et bredt spekter av aktører på ulike nivåer. Vi erkjenner at det er vanskelig, men tror at det er mulig dersom en tar inn over seg kompleksiteten i dette, og arbeider systematisk over tid med den stedlige samarbeids- og endringskulturen for å styrke faktorer som tillit, stedsidentitet, optimisme og risikovilje. Vi skal i prosjektet både 1) jobbe med å bygge en sterk og samskapende samarbeids- og endringskultur i hele kommunen og 2) forstå og analysere hvordan man lykkes med dette. Forskningen kobles tett til utviklingen og testingen i kommunen gjennom forskningsbaserte læringssløyfer. Forskningen vil i tillegg kobles tett til erfaringer gjort i andre kommuner. Samskaping av hele lokalsamfunnsutviklingen vil sette de nye kommunene i stand til å skape verdier på lang sikt, gjennom å utarbeide en ny prosessmodell for øverste nivå av samskaping, og til konkret verdiskapning på kort sikt, gjennom å gjennomføre prosesser og aktiviteter som øker sannsynligheten for å løse reelle behov og nå de overordnede samfunnsmålene til kommunen. Denne kombinasjonen av ulike verdiskapingsmål vil øke sannsynligheten for forskningsresultater og nye modeller som vil ha en reell nytteverdi både for Stad, Nordre Follo og andre aktører som ønsker å ta seg til øverste nivå av samskaping.