BIA-Brukerstyrt innovasjonsarena

In the CoSAM project, DNV Imatis has developed new collaboration applications for better workflow, collaboration and task support in the health services in the Districts of Stovner and Gamle Oslo. The solutions support employees in working smartly and efficiently on a daily basis as well as in crisis situations and ensure good quality in their work. The COVID-19 crisis presented the municipal health service with an acute collaboration challenge that it was not prepared for, where regular routines did not suffice: There was great uncertainty, great pressure from patients, a great need for information, extensive infection control measures, significant logistical needs and it became necessary to change the organisation, among other things through establishing fever clinics, reprioritising regular appointments because many health workers were reassigned and ended up in quarantine. The challenges became particularly clear during the corona pandemic. Still, the municipal health service has the same challenges in daily operations; It needs better digital tools to support work processes and interaction. The partners in CoSAM have developed, tested and evaluated technology and services through innovation processes that are research-supported and needs-driven. The project has used iterative and user-centred methods. Thorough insight work has been carried out, which has established knowledge of the needs of the service and documents the previous situation. The insight work documented a need for a better overview, clearer responsibility and distribution of roles, and better tools to follow a large number of residents. The knowledge is used to develop and adapt work processes and collaboration applications for various departments in the health service. The project has piloted and evaluated interaction boards for the home service, assessment team, coping team, housing unit and several departments in the mental health and substance abuse unit, respectively. The solutions provide better follow-up of users and interaction internally and support work processes for interaction between the teams. The solutions have been developed in close collaboration with managers and employees in the district and through several iterations where the solutions are tested and evaluated along the way. The project has established knowledge about the organisation and use of digital interaction solutions that can be reused in municipalities across the country. This is valuable information for other districts and municipalities about how to change work and development of support can be done to work smarter and use limited resources as best as possible. Quality improvement and streamlining of services through the acquisition of digital solutions are in line with and well-rooted in the municipalities' strategies and national guidelines on the digitalisation of health and care services.

Gjennom prosjektet har man designet, pilotert og satt i drift nye samhandlingsapplikasjoner i begge bydelen. Disse er tatt i bruk i flere tjenester, og ikke minst i overgangen mellom tjenester. Dette har endret arbeidsflyt og økt oversikten og de ansattes evne til å ha kontroll på brukernes behov, samt respondere raskere og bedre. Det har også standardisert kommunikasjonsformer og økt graden av digital kommunikasjon rundt brukeres behov, status på tjenestetilbud. Dette har også endret arbeidspraksis i bydelene, hvor disse samhandlingsløsningene har medført at man har redesignet arbeidsflyt som man vurderer har (i prioritert rekkefølge): økt kvalitet, frigjort tid, unngått kostnader. Prosjektet har studert hvordan løsningen fra DNV Imatis også har blitt brukt som en innovasjonsplattform for å utløse og spre innovasjoner i bydelene. Her har vi sett hvordan plattformen har utløst at bydelen har startet opprydding og standardiseringsarbeid for å gjøre seg klar til å ta imot teknologi. Bydelen har utpekt og utdannet superbrukere som etter hvert tok ansvar for standardiseringsarbeidet og tilpasset løsningen basert på erfaringer. Noen av disse ble igjen til super-superbrukere som ble sentrale i å spre bruk av løsningen videre i organisasjonen. Typisk ved at man trakk til seg samarbeidende enheter og både la premisser, men også spredde standardiseringsarbeidet til disse nye enhetene og bidro til identifisering og opplæring av superbrukere i disse enhetene. Slik konstruerte man rundt innovasjonsplattformen, et uformelt kollektiv av superbrukere som utvekslet erfaringer både på teknologi, men enda viktigere rundt organisasjonsutviklingen som må til for å innovere og implementere nye løsninger. Overordnet sett så kan man si at prosjektet har levert på samtlige målsetninger, men i ulik grad. Vi har studert bydelenes tilnærming til beredskap (i lys av pandemien) og så at de systemene man har var viktigere enn systemer man innfører når behovet er akutt. Derfor mener vi også at den største effekten av prosjektet er at man har klart å etablere en løsning som fungerer som en innovasjonsplattform hvor medarbeiderne i organisasjonen selv tar ansvar for standardisering, erfaringer, tilpasning av verktøy og ikke minst utvikling og spredning av nye verktøy til nye deler av bydelen. Løsningene som er utviklet møter også generelle behov for samhandling og oppgavedeling i kommunale helse- og omsorgstjenester, og de er allerede tilbudt og tatt i bruk i andre kommuner i avslutningsfasen av prosjektet. Prosjektet vil derfor ha direkte effekt på forbedringsarbeid i små og store kommuner over hele landet og muliggjøre innovasjon og gevinstrealisering.

COVID-19-krisen ga kommunehelsetjenesten en akutt samhandlingsutfordring den ikke var forberedt på, og vanlige rutiner strakk ikke til: Det var stor usikkerhet, stort påtrykk fra pasienter, stort informasjonsbehov, omfattende smittevernstiltak, stort logistikkbehov og det ble nødvendig å endre organisering blant annet gjennom å etablere feberpoliklinikker, gjøre omprioritering av vanlige avtaler fordi mange helsearbeidere ble omdisponert og havnet i karantene. Bydel Stovner kontaktet Imatis i dagene etter 12. mars, og i løpet av 10 arbeidsdager ble det satt i drift en digital samhandlingsløsning som var rigget for å støtte pasientdialog, oppfølging på feberpoliklinikken, smittesporing og videre oppfølging av smittede tjenestemottakere med kommunale tjenester. Det har imidlertid vist seg svært komplekst å ta i bruk en slik helhetlig samhandlingsløsning, dels fordi det er krevende å etablere digital samhandling i en krisesituasjon når ulike tjenestesteder ikke er vant til å samhandle digitalt, og dels fordi en helhetlig situasjonsforståelse ikke er på plass, verken i bydelen eller på tvers av tjenestene i Oslo kommune (inkl. sykehjem, helsehus og lokalsykehus). I ukene etter påske har det blitt klart at en digital beredskapsløsning må basere seg på IKT-løsninger som allerede brukes i bydeler og på sykehus. Den må kunne «skrus» raskt inn mot utfordringen som oppstår, gi oversikt og helhet samt være fleksibel slik at det er enkelt å etablere «ny struktur», f.eks. ved opprettelse av feberpoliklinikker i Oslos bydeler. Imatis, Bydel Stovner og Bydel Gamle Oslo skal i CoSAM utvikle samhandlingsverktøy for bruk i krisesituasjoner og i daglig drift for oversikt, digital dialog internt og med innbyggere, brukere, pasienter og pårørende. Digitale verktøy for egenrapportering for å følge opp hvordan tilstanden utvikler seg hos den enkelte pasient vil kunne avlaste tjenesten og gi betydelig økt kapasitet og samtidig forbedre pasientsikkerhet og smittespredning.