SMED: Smartere innovasjon med digital transformasjon av innovative anskaffelser

Innovative offentlige anskaffelser er et viktig bidrag og virkemiddel til innovasjon i offentlig sektor. De viktigste grunnene til at innovasjon oppnås er aktiv brukerinvolvering, dialog med leverandørmarkedet og kontraktsvilkår som muliggjør innovasjon. For Trøndelag Fylkeskommune, Værnesregionen og Trondheim kommune er det kritisk å innovere innenfor viktige samfunnsområder som klima, helse og digitalisering. Imidlertid er det utfordringer i å gjennomføre innovative anskaffelser med stor grad av markedsdialog, involvering av brukere, ledere og innbyggere. Studier viser at bare 1.4% av alle offentlige anskaffelser gjennomføres som innovative anskaffelser og at bare 10% av disse har høy innovasjonsgrad. Det er særlig tre barrierer som senker innovasjonsgraden: lite samskaping i nettverk mellom ulike aktører, manglende ledelsesforankring og utfordringer med risikohåndtering. Dette prosjektet vil ta fram digitale metoder som gjør at flere innovative anskaffelser blir gjennomført med høyere innovasjonsgrad. Med digital metode forstår vi forbedrede prosesser ved anvendelse av digital teknologi. På et internt seminar har prosjektet informert interessenter om status, tilbakemeldinger og bruk av veileder fra NHOs Leverandørutviklingsprogram, foreløpige funn fra leverandørmøter i et innovasjonspartnerskap og om status på forskningen i innovasjonspartnerskap. Prosjektet har også bidratt med innspill til veilederen fra NHOs Leverandørutviklingsprogram og har bidratt på to åpne seminarer i regi av LUP om bruk av praksis-felleskap for innovative offentlige anskaffelser. Prosjektet har publisert en artikkel i topp-journalen Journal of Systems and Software. Helt på slutten av året fikk prosjektet publisert en full vitenskapelig artikkel på den anerkjente krav-konferansen REFSQ. Denne artikkelen viser hva som er sentralt for å få til en god spissing av behov og krav i et innovasjonspartnerskap. Disse funnene ble lagt frem på REFSQ-konferansen i Birmingham 24. mars 2022. Vi har formidlet vitenskapelig resultatene til prosjektgruppen og har også publisert på internasjonale konferanser og i internasjonal topp-journaliser. Prosjektet har dermed nådd både praktikere innen anskaffelser og forskere innen kravarbeid i 2021.

I SMED har vi arbeidet med å forstå ulike aspekter av innovative anskaffelser. I starten av prosjektet så vi på hindringer for innovative anskaffelser. Mot slutten av prosjektet har vi sett på innovasjonspartnerskap, som er en spesiell form for innovative anskaffelser der kunde og leverandør sammen utvikler et produkt. Spesielt har vi studert markedsdialogen i innovasjonspartnerskap og hvordan den bør være for å fungere godt, slik at kunden formidler riktige behov og stiller gode krav til leverandørene. Forskningen på innovasjonspartnerskap og hva som skal til for at dette skal bli suksessfullt er viktig for Norge som nasjon. Mange løsninger på for eksempel miljøproblemer vil sannsynligvis løses med innovasjonspartnerskap, siden det ikke finnes ferdige løsninger å kjøpe. Løsningene må utvikles sammen mellom kunde og leverandør. Både for næringslivet i Norge og for samfunnet ellers er det sentralt at slike anskaffelsesprosjekter blir håndtert så smidig som mulig.

Innovative offentlige anskaffelser er et viktig bidrag og virkemiddel som øker innovasjonen i offentlig sektor. De viktigste grunnene til at innovasjon oppnås er aktiv brukerinvolvering, dialog med leverandørmarkedet og kontraktsvilkår som muliggjør innovasjon. For Trøndelag Fylkeskommune, Værnesregionen og Trondheim kommune er det kritisk å innovere innenfor viktige samfunnsområder som klima, helse og digitalisering. Imidlertid er det utfordringer i å gjennomføre innovative anskaffelser med stor grad av markedsdialog, involvering av brukere, ledere og innbyggere, og krav til ny innovasjonskompetanse. Studier viser at bare 1.4 % av alle offentlige anskaffelser gjennomføres som innovative anskaffelser og at bare 10% av disse har høy innovasjonsgrad. Det er særlig tre barrierer som senker innovasjonsgraden: lite samskaping i nettverk mellom ulike aktører, manglende ledelsesforankring og manglende risikohåndtering. Dette prosjektet vil ta fram digitale metoder som gjør at flere innovative anskaffelser blir gjennomført med høyere innovasjonsgrad. Digitale metoder styrker innovative anskaffelser på følgende måte: * Økt samskaping i nettverk: samhandlings-verktøy for å identifisere og inkludere relevante aktører (ansatte, brukere, leverandører, gründere), samt gjøre det brukervennlig og motiverende å engasjere seg i dialog om ideer, mål, behov og løsningsforslag. * Økt ledelsesforankring: prosess-støtte verktøy for å støtte forankring av anskaffelsens mål i virksomhetenes strategier, samt støtte til å utforme og følge opp mål i anskaffelsen. * Bedre risikohåndtering: verktøy for datafangst i innovative anskaffelser som støtter søk, data-analyse og deling av data som kan informere i og på tvers av virksomheter. Informasjon på tvers av anskaffelser minsker opplevd risiko. Prosjektet vil øke antallet av, og innovasjonsgraden i, innovative anskaffelser i de deltakende virksomhetene.