iCope - Integral Capacity and Operational Planning for Efficient healthcare services

Prosjektet har som mål å gi aktualitet i behandlingen, forbedre kvaliteten for pasienten samtidig som kostnadene holdes nede. Prosjektets hovedinnovasjon er å bryte gjennom den silobaserte organiseringen av sykehus ved å innføre et planleggingslag på taktisk nivå som muliggjør integrert planlegging og kontroll av omsorgskjeder. På sykehus er det både naturlig variasjon, med ytre årsaker, og kunstig variasjon forårsaket av organisasjonen. Hvis vi kan forutse variasjon i arbeidsmengden, kan vi justere kapasitetsnivåene deretter, og dermed redusere ventetiden for pasientene, øke pasientflyten og redusere arbeidsbelastningen for personalet. Anvendt på hele omsorgskjeden innenfor et sykehus omtales dette som Integral Capacity Management (ICM). ICM bygger på tre prinsipper: (1) bedre prognoser for arbeidsbelastninger, (2) kapasitetsfleksibilitet og (3) organisatoriske endringer. (1). Forskergruppen CHOIR ved University of Twente har utviklet matematiske modeller for å forutsi naturlig og kunstig etterspørsel på perioden (6-12 uker), og vurderer dem derfor innenfor nederlandske sykehus. (2). Mange sykehus oppfatter arbeidsbelastningssvingninger under drift som brannslokking, fordi kapasitetstilpasninger er umulige på kort sikt. Dette krever den iboende fleksibiliteten på det taktiske (mellomliggende) kontrollnivået, som vanligvis overses. Blokkplanleggingen av sykehusavdelingene er rigid, dvs. gjentas ofte hver uke i året. Dessuten er sykehusene silobaserte systemer, der avdelingene styrer og optimerer seg selv. Følgelig går mye av den taktiske nivåfleksibiliteten tapt. (3). Å oppnå (1) og (2) krever organisatoriske endringer. ICM nødvendiggjør en overordnet organisatorisk enhet som har taktisk kapasitetstildelingsautonomi i alle avdelinger langs omsorgskjeden. Eksperter må utdannes, dataanalyse må være avansert, ytelsesdashboard og beslutningsstøtteverktøy må utvikles. Prosjektets mål var å bygge inn, validere og teste dette konseptet i tre norske sykehus. Vi begynte å studere det norske og nederlandske helsevesenet for å finne ut hvilke faktorer som kunne hindre implementeringen av ICM i Norge. Vi publiserte studien kalt "Drivers and Barriers for Implementation of Integral Capacity Management in Norwegian Hospitals". Vi konkluderte med to ting. De økonomiske insentivene til å planlegge smartere er lavere i Norge enn i Nederland og den Norsk geografi hemmer muligheten til å dele pasienter mellom sykehus. Dette innebærer at norske sykehus må forholde seg mer til naturlig variasjon. Til tross for dette er det fortsatt et stort potensial for å forbedre planleggingen ved å bruke ICM i norske sykehus. To partnere trakk seg fra prosjektet til pandemien. Vi redefinerte derfor use case for prosjektet til: 1) Elektiv omsorgskjede i Ålesund sykehus 2)akuttmottak (ED) i Ålesund Sykehus 3) Helseplattformen (HP) Vi begynte å implementere ICM på operativt nivå ved å starte Operational Planning Meetings (OPM), der vi kartla siste ukes og neste ukes utfordringer. Vi introduserte en Lean forbedringstavle i møter der personalet fokuserte på daglige problemer. På taktisk nivå gjennomførte vi noen taktiske planleggingsmøter med øre, nese og hals (ØNH), hvor vi diskuterte hvordan kapasitet kunne fordeles til poliklinikk, dagkirurgi eller hovedkirurgi for å nå budsjettet. For å utføre TMP-ene bygde vi et taktisk planleggingsdashbord som inneholder data om produksjon, økter og ventelister, legeplaner og spesialitetsbudsjett for hver aktivitet. På strategisk nivå jobbet vi med å sammenligne budsjettet med aktivitetsbudsjettet for å sikre at de hadde nok leger til aktiviteten i budsjettet. Vi analyserte arbeidsbelastningen til pasienter i akuttmottaket og sammenlignet den med sykepleierens timer. For det utviklet vi et dashbord for å gi innsikt i hvor godt bemannet ED var tidligere (retrospektiv analyse). Deretter utformet vi ulike alternativer for sykepleierskift for å sikre at sykepleierkapasiteten til enhver tid matcher pasientbehovet for omsorg. Dette arbeidet fortsetter i 2023 Vi spesifiserte hvilke data som trengs fra Helseplattformen og dens struktur. Men det var ikke mulig å fullføre denne use case på grunn av meget høye arbeidsbelastningen hos HP. Arbeidet vil fortsette i 2023 Prosjektet har blitt kraftig forsinket på grunn av covid, og det tar tid for en organisatorisk endring og å innhente og validere data. Fremdriften i prosjektet har vært sakte, men positiv. Lederne og ansatte i sykehus og helseregion tror på denne nye måten å planlegge på, og derfor har prosjekteier lagt inn midler til å videreføre prosjektet i 2023.

Empirical evidence The project’s goal to implement ICM in three hospitals was not achieved, because two hospital partners withdraw from the project due to capacity issues, also related to the pandemic situation. We tried to replace these with another hospital, but we did not manage to define a proper use case in time. Instead, we decided to focus on the one remaining use case (the hospital in Ålesund) and go in depth there. It took considerable time to define the right planning problems to focus on, get the main stakeholders involved and create a willingness to implement the organizational changes that are required. But in the last year things have started to move and we are now seeing empirical evidence of the benefit of ICM. We expect more to come when ICM is more broadly implemented in the hospital. Toolbox As part of the implementation of ICM in the hospital in Ålesund, several dashboards were developed in order to visualize production data and forecasts. Roadmap Because the number of implementations of ICM was reduced, we did not get enough empirical data to describe a well-founded roadmap. Though, from an innovation perspective the project results are, we think, very promising. The management and healthcare personnel that has been involved at the hospital in Ålesund, is determined to develop their new ICM-practice. They are strongly motivated to continue this development. In addition, Helse Nord-Trøndelag HF are now stepping up and request our involvement in developing ICM-practice with their hospitals. Helse Midt-Norge has developed this agenda further with SINTEF and NTNU: NTNU, SINTEF and Helse Midt-Norge RHF arranged a seminar … It was a big success and we see a stronger research and innovation community growing within the field of recource and capacity planning in hospitals. Helse Midt-Norge RHF has decided to finance further development after the project, and we see this as a major result from the project. The experiences of implementing it in Ålesund have been presented in several settings. It could be that describing the steps to follow will be one of the activities in the follow-up of iCope.

ICM provides a means to reduce and manage workflow variability in care chains. Empirical evidence from the Netherlands demonstrates a great potential for improving productivity, quality of care and service, and quality of labor. Our main hypothesis is that the methodology and tools developed in the Netherlands with regards to ICM are also applicable in Norway. However, there are differences between the Dutch and Norwegian healthcare systems: 1. Cost structure: Norway is a publicly funded market, while the Netherlands is a semi-privatized market, with insurance companies as a main actor. 2. Decision making & politics: more hierarchical levels are involved in decision making in Norway. Political steering of the health system is strong. 3. Case mix: Hospitals in the Netherlands have been able to differentiate their case mixes, moving away from the situation in which every hospital provides all types of care. Due to geographic differences between the Netherlands and Norway, this is harder if not impossible in Norway. As a result, the case mix of Norwegians hospitals will be different from Dutch hospitals, and might have a bigger natural variability. 4. Organizational structure & planning: there are small differences between how Norwegian and Dutch hospitals are structured, planned, and controlled. 5. Legislation, unions and privacy: Unions have a stronger position in Norway, privacy is more strictly enforced, and legislation is slightly different, also with respect what to report to health authorities (Norway) versus to insurance companies (Netherlands). We will apply ICM in Helse Møre and Romsdal as our use cases, while taking into account the differences between the two healthcare systems. The use case implementations must give insight into the benefits of ICM for Norwegian healthcare, as well as into how the implementation in healthcare practice can best be done.