Public Procurement of Critical Services - Analysis of Effects on Societal Safety

Hovedmålet i ProCritS, som er et samarbeid mellom Universitetet i Stavanger, Universitetet i Oslo og NTNU samfunnsforskning, har vært å undersøke effekten offentlige anskaffelsesprosesser har på organisasjoner som utfører kritiske tjenester innen samfunnssikkerhet og beredskap. Forskningsresultatene har som mål å gjøre offentlige og private aktører innen samfunnssikkerhet og beredskap bedre i stand til å tilrettelegge anbud og gjennomføre anskaffelsesprosesser. Prosjektets forskning har belyst mulighetsrommet og forutsetningene for å ivareta samfunnssikkerhets- og beredskapsfunksjoner innenfor de rammer EØS-lovgivningen om offentlige anskaffelser setter. I prosjektet har det blitt samlet data og analysert hvordan sikkerhet og beredskap tilrettelegges for og spesifiseres i myndighetenes offentlige anskaffelser innen tjenester om transport av kritisk syke og innen anskaffelser av sikrings- og beredskapstjenester. Norsk og europeisk rett knyttet til offentlige anskaffelser har blitt analysert og diskutert i forhold til de innsamlede data. Resultatene fra prosjektet viser at for anskaffelser av kritiske tjenester kan selve konkurranseprosessene påvirke tjenesteytelsen på flere måter. Blant annet innebærer anskaffelsesprosessene at arbeidet med sikkerhet- og tjenesteutvikling skjer mer trinnvis. Knyttet til samfunnskritiske funksjoner er også samfunnssikkerhetskompetansen til innkjøper av betydning. I tillegg til kunnskap om juss og beste praksis innen feltet, må innkjøper ha systemkompetanse om risiko og sårbarheter. Dette er avgjørende ettersom tjenesten som anskaffes må utvikles i forhold til sitt bidrag inn i interorganisatoriske nettverk, hvor den samlede funksjonen til tjenesteleveransen, for eksempel helse, er kritisk for samfunnet. Anskaffelsesreglenes forbud mot å gjøre «vesentlige endringer» underveis i en kontraktsperiode er identifisert som en utfordring for innkjøpere, blant annet når det kommer til den usikkerheten det vil være knyttet til sikkerhet som resultatmål og å få til en mer relasjonsbasert styring. Forbudet mot vesentlige endringer kommer man ikke rundt, men noen mulige grep for å beholde fleksibilitet er å planlegge godt for mulige endrede behov, innta endringsklausuler og opsjoner i avtalene, og ha større kontrakter hvor endringers relative størrelse reduseres. I tillegg er det mulig å bruke andre kontraktsmodeller, som integrert prosjektleveranse, hvor blant annet gevinsten ved kostnadsbesparelser fordeles mellom alle partene, noe som gir insentiver til å samarbeide for optimalisering. Samtidig peker prosjektet på at oppmerksomheten til den enkelte virksomhet som skal ivareta samfunnssikkerhetsmålsettinger ved hjelp av anskaffelser bør handle mindre om regelverkstolkning, og mer om å analysere hva som gir sikkerhet i ytelsen de skal kjøpe, slik at dette blir mulig å beskrive når det skal kjøpes.

This projects collaboration between safety and legal researchers have had a high impact, both for partners involved to understand the safety implications of the legal framework, and for public and private actors on how public procurement law can be understood and applied when procuring services of importance for societal safety. By researching the reach of the possibility to exempt from EU/EAA law undertakings that are contracted to perform society-critical functions, the project has address a crucial element in the demarcation of the EEA-states’ room for manoeuvre. Participation in the project has contribute to increase the acquisition expertise of public organizations, as well as developed how societal safety criteria can be covered and specified in tenders. Following completion of the project, actors involved know more about how procurement processes and tenders can be adapted to better accommodate societal safety as a combined effort across public and private organizations.

The ProCrits project will reveal the effects of tendering on the resilience of critical services. We will, include perspectives of law and economy, and the dynamics of the tendering process for the organizational qualities that are important for resilience. Even though procurement regulation recently was revised to take account of important societal values (environmental issues, social responsibility and worker rights, see Norwegian public procurement act §5), societal safety and inter-organizational collaboration remain absent in procurement regulation. Our project will enhance the understanding of conditions for and consequences of different models of coordination, policy instruments and management tools, and how private actors contribute to societal security. Specifically, the project will generate new in-depth knowledge in 1)transport of critically ill and 2)security and preparedness services. Knowledge generated in the project will be discussed with Norwegian policy makers and industry. Importantly, by combining law studies with specialists on organizational safety, linking empirical research results to legal analysis of international and Norwegian law, the project will develop knowledge with relevance for public procurement legislation and practices across sectors. Further, by including two PhD projects the project will contribute to further development establish a national research collaboration between UiS, UiO and NTNU Social research with a strong international network of research competence expertise within the field. and strengthen research collaboration between UiS, UiO and NTNU Social Research.