Den samskapende kommune

Samskaping er en innovativ arbeidsform som flere kommuner vedtar i sine overordnede planer – med mål om at arbeidsformen skal bidra til tjeneste- og samfunnsutvikling. Men hva skjer når kommunene skal gå fra strategi til praksis – og tar i bruk samskaping i komplekse organisasjoner som kommuner? En av hovedkonklusjonene i forskingsrådsprosjektet «Den samskapende kommune» er at det ikke finnes én suksessoppskrift for å gå fra strategi til praksis – men at den enkelte kommune må tilpasse samskapingen til lokalsamfunnet, kommuneorganisasjonen og sine egne behov. En annen hovedkonklusjon er at samskaping kan utfordre mål og verdier i en politisk og byråkratisk styrt kommune. For ledere og ansatte på både politisk og administrativt nivå, kan det oppleves som en sterk motsetning mellom den byråkratiske, hierarkiske styringsmodellen i offentlig sektor på den ene siden, og den mer fleksible, kreative og dialogiske samskapingmodellen på den andre. Dilemmaene som kan oppstå i denne spenningen må tas på alvor og tematiseres, slik at man kommer frem til de lokale løsningene og det lokale handlingsrommet. «Den samskapende kommune» har fulgt de to kommunene Stad og Nordre Follo sin eksperimentering med samskaping fra 2020 til 2023. Kommunene startet opp tre pilotprosjekter hver, innenfor satsingsområdene folkehelse, stedsutvikling og tjenesteinnovasjon. Kommunene hadde tilbud om veiledning fra Tinkr underveis. Telemarksforsking (prosjektleder) og Universitetet i Sør-Øst Norge fulgte prosessene. Pilotprosjektene ble ledet av kommunens egne ansatte – som fasiliterte workshoper, involverte aktører på tvers av sektorer og prøvde ut kreative verktøy. De delte refleksjonene sine med forskerne i innovasjonsdagbøker, i intervju og på felles læringsarenaer. Også ansatte på overordnet nivå i kommunene ble intervjuet og deltokt på læringsarenaer. Forskerne deltok som observatører på flere av samskapingsarenaene, gjennomførte deltakerevalueringer fra samskapingsprosesser og gikk gjennom strategiske dokumenter i kommunene, samt referater og dokumentasjon fra pilotprosjektene. I tillegg hadde forskerne tett dialog med pilotprosjektene, gjennom en rekke møter med prosjektgruppa, refleksjonssamlinger og læringsarenaer. Forskerne etablerte kontakt med politikerne gjennom egne politikersamlinger. Prosjektet har identifisert fire faktorer som kan fremme samskaping som arbeidsform i Kommune-Norge – basert på erfaringene fra de seks pilotprosjektene. Men det å kun identifisere faktorer som fremmer samskaping som arbeidsform er ikke nok. Derfor har vi tatt et steg videre, og vurdert hvordan hver av faktorene kan settes i system – institusjonaliseres – i Kommune-Norge. Faktor 1: Å sørge for én tydelig utfordring som engasjerer til deltakelse. Institusjonalisering: System for å definere områder med samskapingsbehov og mobilisering av flere samfunnsaktører. Faktor 2: Å bygge på eksisterende samarbeid og engasjement. Institusjonalisering: System for å fange opp initiativ og tilrettelegge for samskaping og aktivitet i lokalsamfunnet innenfor initiativer som støtter opp under kommunens planer og strategier. Faktor 3: Å forankre samskapingen, og forståelsen av samskaping som åpne innovasjonsprosseser, i ledelsen og få et avklart handlingsrom. Institusjonalisering: System for å følge opp samskapingsarbeidet administrativt og politisk, og å legge til rette for at medarbeidere som fasiliterer samskaping får nødvendig kompetanse og gis handlingsrom. Faktor 4: Å ta i bruk fasiliteringskompetanse. Institusjonalisering: System for tilrettelegging og gjennomføring av samskaping – dette være seg i form av å bygge fasiliteringskompetanse som kommer hele kommnen til gode, og å etablere egnede lokaler, gjerne på nøytral grunn utenfor kommunehuset.

Begge kommunene har oppnådd bedre og mer samhandling med sivilsamfunnet, jfr målet om politiske verdier; aktiv demokratisk dialog, innbyggerengasjement og -deltagelse, samt sosiale verdier som samarbeid og engasjement i lokalsamfunnet. Stad kommune har for eksempel opprettet et eget samskapingsteam og Nordre Follo kommune har opprettet et eget innovasjonssenter for innbyggere og gründere.Stad kommune rapporterte på sluttkonferansen for prosjektet at prosjektet har gitt merverdi i form av mer effektive prosesser, gode løsninger, sterkere lokalsamfunn og økt demokrati. Nordre Follo kommune rapporterte om potensielle gevinster som redusert behov for tjenester i hjemmet, fellesskap blandt eldre og mer effektiv tidsbruk i hjemmetjenesten. Oversikt over pilotprosjektene i de to kommunene med status vår 2023: Stad kommune «Urbant landbruk»: Mål: Skape inkluderende møteplasser for å formidle kunnskap om kortreist mat. Pilotprosjektet utviklet seg i tre hovedretninger: 1) felles drivhus, 2) grønn integrering, og 3) skolehager. Det er opprettet en egen organisasjon, Jordnær, som driver mange av aktivitetene videre. Kommunen er med i styret på lik linje med andre aktører. «Meningsfullt og aktivt liv»: Mål: Skape attraktive, trygge, inkluderende og tilgjengelige møteplasser. Pilotprosjektet resulterer i ulike aktiviteter, som et møtested for ungdom i samarbeid med en lokal kafé. Et annet eksempel er aktivitetskvelder i samarbeid med det lokale treningssenteret, hvor ungdom kan delta på ulike aktiviteter som bordtennis, ishockey, buldring, yoga og parkour. Andre aktiviteter er portal til arbeidslivet og aktive eldre kalt “ut av einsemd – inn i aktivitet”. Aktivitetene drives i stor grad av aktører utenfor «Framtidas heimebaserte omsorg»: Mål: bidra til fremtidens hjemmebaserte omsorg/temaplan for eldre. Resultat: Kommunedelplan for helse og omsorg 2023-2035 er vedtatt i kommunestyret. Nordre Follo kommune «Byvekst med grønne kvaliteter»: Mål: Mer klimavennlig bygging. Målet om mer klimavennlige byggematerialer er innarbeidet i kommunens økonomi- og handlingsplan for 2024-2027 og ses på som en langsiktig satsing i kommunen. «Aktiv hele livet»/«Frivillighet i helse»: Mål: At hjemmeboende eldre skal bo hjemme lenger. Kommunen samarbeider med frivillig sektor for å skape mer aktivitet for eldre i utkanten av kommunen, i kontakt med engasjerte innbyggere «Trygg oppvekst»: Mål: Bidra til å hindre utenforskap. Gruppa ville endre måten foreldremøtene ble gjennomført på, og har testet ut mer dialogpregede foreldremøter i barnehagene. Nå er tiltaket blitt en del av prioriteringene i kommunens økonomi- og handlingsplan for 2024-2027: “videreutvikle foreldremøtene i barnehager og skoler slik at møtene blir en inkluderende og utviklende møteplass for samarbeid om trygg og god oppvekst for egne og andres barn.”

Nye Stad og nye Nordre Follo kommuner vil med dette FoU-prosjektet bli de første norske kommunene som gjennomfører samskaping på øverste nivå. Det innebærer å ta i bruk alle ressursene i lokalsamfunnet til å delta i utviklingen av sin kommune: til å sammen definere problem og mål, utvikle og teste nye ideer, og sette nye løsninger ut i livet. Ingen norske kommuner har ennå forsøkt denne tilnærmingen på hele lokalsamfunnsutviklingen. For å få til dette, kreves både kompetanse, kapasitet og evne til å etablere møteplasser, partnerskap og samhandling med et bredt spekter av aktører på ulike nivåer. Vi erkjenner at det er vanskelig, men tror at det er mulig dersom en tar inn over seg kompleksiteten i dette, og arbeider systematisk over tid med den stedlige samarbeids- og endringskulturen for å styrke faktorer som tillit, stedsidentitet, optimisme og risikovilje. Vi skal i prosjektet både 1) jobbe med å bygge en sterk og samskapende samarbeids- og endringskultur i hele kommunen og 2) forstå og analysere hvordan man lykkes med dette. Forskningen kobles tett til utviklingen og testingen i kommunen gjennom forskningsbaserte læringssløyfer. Forskningen vil i tillegg kobles tett til erfaringer gjort i andre kommuner. Samskaping av hele lokalsamfunnsutviklingen vil sette de nye kommunene i stand til å skape verdier på lang sikt, gjennom å utarbeide en ny prosessmodell for øverste nivå av samskaping, og til konkret verdiskapning på kort sikt, gjennom å gjennomføre prosesser og aktiviteter som øker sannsynligheten for å løse reelle behov og nå de overordnede samfunnsmålene til kommunen. Denne kombinasjonen av ulike verdiskapingsmål vil øke sannsynligheten for forskningsresultater og nye modeller som vil ha en reell nytteverdi både for Stad, Nordre Follo og andre aktører som ønsker å ta seg til øverste nivå av samskaping.