Adapting and Utilizing Project Portfolio Management (PPM) in the Public Sector: Developments, Trends and Tools for Making the Transition

Formålet med prosjektet er å forbedre evnen større (offentlige) kunnskapsbaserte organisasjoner har til å prioritere og realisere strategisk utvikling gjennom tilpasset bruk at prosjektporteføljestyring – styre porteføljen av strategiske utviklingsprosjekter. I den private sektoren har større mengder forskning, arbeid og erfaring rundt informert design, prioritering og skalering av strategiske utviklingsprosjekter i større kunnskapsbaserte organisasjoner blitt akkumulert over flere tiår. På samme tid har mye mindre arbeid og forskning sett på vellykket kunnskapsdeling og -bruk i offentlig sektor. I dag påvirker digitalisering i stor grad utviklingspotensialet i begge sektorene, og verdiskapningen skjer i større og større grad gjennom prosjekter. Likevel henger offentlig sektor etter når det kommer til forskning og praktisk erfaring med porteføljeledelse, og hvordan digitalisering best kan understøtte og bidra til utvikling. Samtidig blir utfordringene og de forventede offentlige tjenestene og løsningene mere komplekse, og de tilgjengelige ressursene knappere, noe som gjør behovet for nye måter å designe, prioritere og skalere utviklingsprosjekter i offentlig sektor større. Med dette prosjektet ønsker vi derfor å undersøke potensialet for praktisk bruk av prosjektporteføljestyring i offentlig sektor. Målet er å utforske dette gjennom en sammenligningsstudie på tvers av offentlige organisasjoner i Norge og Danmark. Dette gjør vi ved å samle og analysere data fra eksisterende tilfeller, og samtidig utvikle nye måter for å arbeide med porteføljer av strategiske utviklingsprosjekter.

This project takes its point of departure in the assumption that large knowledge-based organisations operate with two primary management systems when it comes to the systematic development of the organisation - a management system that controls the economy from year to year, also known as financial management, and a management system that handles strategic development and innovation, also referred to as strategic management. In addition, most organisations actively work with linking the two primary systems, albeit often more informally or emergent. However, we hypothesise that few have succeeded in really getting the development-oriented - more radical and agile - strategic understanding to work in sync with the type of top-down financial management that is arguably still present in many large knowledge-based organisations today – both public and private. To examine this, we will use artificial intelligence (AI) to analyse relevant data points that are collected through longitudinal surveys designed with a primary offset in existing literature on the systems (financial management, strategic management and their linkage). This approach is used to move the methodological focus from expert opinions to documenting the real impact of creating a successful link between the two management systems. Such a move requires a better understanding of what financial management looks like in an uncertain world, how a link between the two systems can be designed in different scenarios and how AI can best contribute to this development.