SMED: Smartere innovasjon med digital transformasjon av innovative anskaffelser

Innovative public procurements is an important contribution and method to increase the level of innovation in the public sector. The most important reasons for innovation is active user participation, dialogue with the vendor market and contracts that enable innovation. It is critical for Trøndelag county, the Værnes region and Trondheim municipality to innovate within important areas such as climate, health and digitalisation. However, it is challenging to perform innovative procurements with a large degree of market dialogue, and involving users, leaders and citizens. Studies show that only 1.4% of all public procurements are done using innovative procurement methods, and that only 10% of these have a high degree of innovation. There are three barriers in particular to innovation: a lack of co-creation between different stakeholders, a lack of management involvement, and challenges with managing risk. This project seek to take forward digital methods that ensure that innovative procurements are done with a higher degree of innovation. At an internal seminar, the project has informed stakeholders about the status, feedback and use of a guide from NHO's Supplier Development Program (LUP), preliminary findings from supplier meetings in an innovation partnership and about the status of research in innovation partnerships. The project has also contributed input to the supervisor from LUP and has contributed to two open seminars under the auspices of LUP on the use of community of practice for innovative public procurement. The project has published an article in the top journal Journal of Systems and Software. At the very end of the year, the project published a full scientific article at the renowned requirements conference REFSQ. This article shows what is central to achieving a good sharpening of the needs and requirements of an innovation partnership. These findings were presented at the REFSQ conference in Birmingham 24 March 2022. We have disseminated the scientific results to the project group and have also published at international conferences and in international top journals. The project has thus reached both practitioners in procurement and researchers in requirements work in 2021.

I SMED har vi arbeidet med å forstå ulike aspekter av innovative anskaffelser. I starten av prosjektet så vi på hindringer for innovative anskaffelser. Mot slutten av prosjektet har vi sett på innovasjonspartnerskap, som er en spesiell form for innovative anskaffelser der kunde og leverandør sammen utvikler et produkt. Spesielt har vi studert markedsdialogen i innovasjonspartnerskap og hvordan den bør være for å fungere godt, slik at kunden formidler riktige behov og stiller gode krav til leverandørene. Forskningen på innovasjonspartnerskap og hva som skal til for at dette skal bli suksessfullt er viktig for Norge som nasjon. Mange løsninger på for eksempel miljøproblemer vil sannsynligvis løses med innovasjonspartnerskap, siden det ikke finnes ferdige løsninger å kjøpe. Løsningene må utvikles sammen mellom kunde og leverandør. Både for næringslivet i Norge og for samfunnet ellers er det sentralt at slike anskaffelsesprosjekter blir håndtert så smidig som mulig.

Innovative offentlige anskaffelser er et viktig bidrag og virkemiddel som øker innovasjonen i offentlig sektor. De viktigste grunnene til at innovasjon oppnås er aktiv brukerinvolvering, dialog med leverandørmarkedet og kontraktsvilkår som muliggjør innovasjon. For Trøndelag Fylkeskommune, Værnesregionen og Trondheim kommune er det kritisk å innovere innenfor viktige samfunnsområder som klima, helse og digitalisering. Imidlertid er det utfordringer i å gjennomføre innovative anskaffelser med stor grad av markedsdialog, involvering av brukere, ledere og innbyggere, og krav til ny innovasjonskompetanse. Studier viser at bare 1.4 % av alle offentlige anskaffelser gjennomføres som innovative anskaffelser og at bare 10% av disse har høy innovasjonsgrad. Det er særlig tre barrierer som senker innovasjonsgraden: lite samskaping i nettverk mellom ulike aktører, manglende ledelsesforankring og manglende risikohåndtering. Dette prosjektet vil ta fram digitale metoder som gjør at flere innovative anskaffelser blir gjennomført med høyere innovasjonsgrad. Digitale metoder styrker innovative anskaffelser på følgende måte: * Økt samskaping i nettverk: samhandlings-verktøy for å identifisere og inkludere relevante aktører (ansatte, brukere, leverandører, gründere), samt gjøre det brukervennlig og motiverende å engasjere seg i dialog om ideer, mål, behov og løsningsforslag. * Økt ledelsesforankring: prosess-støtte verktøy for å støtte forankring av anskaffelsens mål i virksomhetenes strategier, samt støtte til å utforme og følge opp mål i anskaffelsen. * Bedre risikohåndtering: verktøy for datafangst i innovative anskaffelser som støtter søk, data-analyse og deling av data som kan informere i og på tvers av virksomheter. Informasjon på tvers av anskaffelser minsker opplevd risiko. Prosjektet vil øke antallet av, og innovasjonsgraden i, innovative anskaffelser i de deltakende virksomhetene.