Bridging the information gap in patient transition: a multi-method approach

Populærvitskapleg sluttrapportering BIG-prosjektet 196365/V50. Januar 2015 Prosjektet sitt hovudmål har vore å utvikla kunnskap om korleis elektronisk meldingsutveksling (e-meldingar) mellom heimesjukepleien, fastlegar og sjukehus påverkar informasjonskvalitet, samhandlinga og koordineringa mellom helsepersonell. Det har vi gjort ved å undersøkja 1) korleis sentralt innførte standardar illustrert gjennom ELIN-k (elektronisk informasjonsutveksling i kommunen) prosjektet, vert tatt i bruk i lokal praksis og 2) korleis innføring av elektronisk meldingsutveksling påverkar informasjonspraksis mellom heimesjukepleien, fastlegane og helsepersonell i sjukehus. Funna syner at kommunar hadde ulike hovudstrategiar på kommune-og individnivå i innføringa av e-meldingar. Strategiane på overordna nivå var enten at i) kommunane oppretta ein eigen e-meldingsansvarleg person eller ii) at kvar enkelt tilsett hadde eit individuelt ansvar for å følgja opp e-meldingar som kom og eventuelt distribuera til den som hadde ansvar for å følgja opp. Fastlegar hadde ingen overordna strategiar initialt. Uansett val av strategiar, var det ei utfordring å finne gode rutinar som sikra at alle meldingar blei tatt hand om fordi det framleis er nokre manuelle rutinar knytt til meldingshandteringa. Organisasjonskultur og rutinar påverkar brukarane sine erfaringar med e-meldingar. Forskjellane var mest knytt til arbeidsplass. Motivasjonen og støtte frå leiinga synte seg å vera viktig for å få til gode rutinar og for å sikra effektiv og nyttig e-meldingsbruk. Vi kan fastslå at e-meldingar fungerer som ein katalysator for rutineutvikling. Dei kommunane som har tatt i bruk e-meldingar har i vesentleg større grad utarbeida samhandlingsrutinar samanlikna med dei som ikkje hadde tatt i bruk e-meldingar. I tillegg synte studien at opplæring er ein særleg viktig faktor for om brukarane vurderte e-meldingane som nyttige. Erfaringar med bruk av e-meldingar var av både positiv og negativ karakter. Før innføring av e-meldingane var kommunikasjonen hovudsakleg munnleg gjennom telefon, men også ansikt til ansikt i møter. Ved bruk av telefon var informasjonen ofte unøyaktig. Helsepersonell var eintydige på at ei stor føremon med e-meldingar, samanlikna med tradisjonell kommunikasjon, var at all kommunikasjon no var dokumentert. Det betydde at alle som var involvert i helsehjelpa, hadde tilgang til informasjon som blei utveksla i meldingane. Dokumentasjonen hindra at det oppsto diskusjonar og usemje om avgjerder som var tatt. Ei anna føremon var at skriftleggjeringa la til rette for at helsepersonell utveksla meir gjennomtenkt og kvalitativt betre informasjon. Både fastlegane og sjukepleiarane meinte skriftleggjeringa og betre tilgang til kvarandre reduserte feil i behandlinga og omsorga. Ein uventa konsekvensar av skriftleggjeringa, er at det skjer ei utvikling mot meir jamvekt i maktfordeling mellom aktørane som inngår i pasientbehandlinga. Årsaka er at helsepersonell ikkje kan oversjå den skriftlege dokumentasjonen, medan det som er utveksla i ein telefonsamtale i mykje større grad kan bli oversett. Analysane synte at bruk av elektroniske meldingar har medverka til at helsepersonell lettare får tilgang til nødvendig informasjon og at dei har blitt meir tilgjengelege for kvarandre. Helsepersonell erfarte at kvaliteten og nøyaktigheten på informasjonen vart betra etter at dei innførde elektronisk kommunikasjon. Kontakten mellom heimesjukepleien og fastlegen auka og dei rapporterer at det no er lettare å koma fram til egna behandling og omsorg for heimebuande pasientar. Eit døme er at elektronisk kommunikasjon underlettar arbeidet med å oppdatera og evaluera medikamentlistene. Men ein føresetnad for at e-meldingane blei vurderte som eit nyttig samhandlingsverktøy, var at dei hadde god funksjonalitet og var lette å bruka. Hovudkonklusjon er at helsepersonell rapporterer at bruk av e-meldingar betyr at dei lettare har tilgang til informasjon og samarbeidspartar enn tidlegare. Dei meiner at kvaliteten på informasjonen er blitt betre og at det har betydning for både pasientomsorga og pasientsikkerheten. Samtidig er det utfordringar som framleis ikkje er løyst. Samla sett kan ein konkludera med at implementering og bruk av elektroniske meldingar er eit godt døme på korleis tilsynelatande små endringar får stor betydning for fag, organisering og samarbeid.

The health care sector is facing huge challenges due to the demographic and economic constraints. The municipal health care sector is expected to receive an even more important role in the health care sector in the years to come. This implies a greater ne ed for collaboration and communication, hence interaction, between health care providers, both across the sector and within the different parts. One often proposed solution to improve interaction in health care is to employ ICT, so-called eHealth. By stre ngthening interaction, the aim is in turn to improve quality of care for patients and make health care more efficient. The overall objective of the project is to develop knowledge about intra- and inter-organisational electronic interaction between healt h care providers. More specifically, our aim is to obtain knowledge of how the introduction of a standardised tool for electronic interaction, illustrated by the ELIN-k system, affects collaboration and cooperation between nurses and physicians in municip al and with nurses and physician in the specialist health care. The project is divided into two sub-objectives: 1) exploring local adaption of a central guideline and how information and communication practices are affected, and 2) to describe how the n ational initiated ELIN-k standard affects the organisations of interaction and the nurses and physicians experiences regarding the introduction of the system for electronic interaction. We will draw on a combination of qualitative and quantitative methods to study the introduction of the ELIN-k system applying participant observation, interviews, surveys and document studies. The project will consist of one researcher, one ph.d candidate, and a project manager. In addition, we will draw on the insights of a specially assigned expert group and research organisations. Based on the findings from the project we aim to develop and define indicators for measuring quality of interaction in the health care sector.