Prosjektet har som mål til å redusere ventetid, å forbedre kvaliteten for pasienten mens vi beherske kostnadene. Prosjektenes hoved innovasjon er til å bryte gjennom den silo organiserte sykehuset ved å introdusere et taktisk planleggingslag som muliggjør integrert planlegging og kontroll av omsorgskjeder.
I sykehuset er det både naturlig variabilitet, med ytre årsaker (f.eks. Pasientens punktlighet), og unaturlig (artificial) variasjon, forårsaket av organisasjonen (f.eks. Dagsplanleggingen av avdelinger).
Hvis vi kan forutse variasjon i arbeidsmengde, kan vi justere kapasitetsnivået tilsvarende, og dermed redusere ventetiden for pasienter, øke pasientens flyt og redusere arbeidstrykket for personalet. Anvendt på hele omsorgskjeden på et sykehus, kalles dette Integral Capacity Management (ICM). ICM støtter på tre prinsipper: (1) bedre prognoser for arbeidsmengder, (2) kapasitetsfleksibilitet og (3) organisasjonsendring.
(1). Siden 10 år utvikler forskningsgruppe CHOIR ved University of Twente, matematiske modeller for å forutsi naturlig og unaturlig etterspørsel på mellomperioden (6-12 uker), og vurderer dem innen nederlandske sykehus.
(2). Mange sykehus oppfatter svingninger i arbeidsmengden under daglig drift som brannslukking, fordi at kapasitetsjusteringer er umulige på kort sikt. Dette krever den fleksibiliteten på det taktiske kontrollnivået (mellomlang sikt), som vanligvis overses. Agenda / blokkplanlegging av sykehusavdelinger er notorisk stiv, dvs. blir ofte gjentatt hver uke i året. Videre er sykehus silo-ed systemer der avdelinger administrerer og optimaliserer seg selv. Konsekvensen er at mye av den taktiske fleksibiliteten går tapt. ICM tar sikte på å bryte gjennom siloene ved å fleksibelt avdelingsevne langs hele omsorgskjeden.
(3). Å oppnå (1) og (2) krever organisatoriske endringer. ICM nødvendiggjør en overordnet organisatorisk enhet som har taktisk kapasitetsfordelingsautonomi i alle avdelinger langs omsorgskjeden. Eksperter må trenes, dataanalyse må være avansert, ytelsespaneler og beslutningsstøtteverktøy må utvikles. Fra et organisasjonsmessig synspunkt er det nyttig at ICM imøtekommer behovene til alle de tre interessentene for omsorgslevering: pasienter, ansatte og ledelse.
Dette konseptet vil bli implementert, validert og testet på norske sykehus for å oppnå prosjektmålet og innovasjonen, og for å vise en produktivitetsøkning, forbedret kvalitet og ventetid på omsorgen og forbedret kvalitet på arbeidsstyrken, samtidig som holde kostnader på samme nivå.
Nåværende situasjon:
Etter Covid-19 forsinkelser har vi kommet i gang med å implementere konseptet for Ålesund Sykehus (HMR HF) for ortopedisk avdeling. Kulturendringen krever innsats og er ikke like lett å få det implementert i sykehuset. Mesteparten av tiden har vi bistått digitalt, også i 2021. I 2021 har vi gjennomført intervju på tvers av organisasjonsstrukturer og fått kartlagt store planleggingsutfordringer. De har vi begynt å jobbe med via ett Operational Planning Meeting (OPM) hvor vi kartlegger siste uke og neste uke med utfordringer for operasjonstue planlegging. I parallell har vi jobbet med å få på plass dataene som kreves for taktisk planlegging dashboard. Det betyr at alle data måte vaskes, ordnes og framstilles. Noen få parametere er ikke tilgjengelig, men det meste er relevant og kan hentes ut. I løpet av første kvartal skal alle dashboards være oppe, som også muliggjør å rulle ut Taktisk Planleggings Møte (TPM). Data uttrekke har gitt oss også grunnlaget for å kunne framstille en rapport som viser hvilke data, og hvorfor vi trenger den fra Helseplattformen når den rulles ut i løpet av 2022. Slik at de dataene som vi nå trekker ut, også kan trekkes ut i framtiden etter systemendringen. Vi har publisert rapport angående drivere og barriere for implementeringen på system nivå, og ikke funnet store hindringer for å kunnen implementere ICM i norske sykehus. Endringen i sykehuset går saktere enn ønsket, men viljen er til stede til å gjøre de store endringene som prosjektet krever. På slutten av 2021 har vi undervist mange som er involvert i planleggingen til å kunne gå fram i å rulle ut ICM i hverdagen.
-
ICM provides a means to reduce and manage workflow variability in care chains. Empirical evidence from the Netherlands demonstrates a great potential for improving productivity, quality of care and service, and quality of labor. Our main hypothesis is that the methodology and tools developed in the Netherlands with regards to ICM are also applicable in Norway. However, there are differences between the Dutch and Norwegian healthcare systems:
1. Cost structure: Norway is a publicly funded market, while the Netherlands is a semi-privatized market, with insurance companies as a main actor.
2. Decision making & politics: more hierarchical levels are involved in decision making in Norway. Political steering of the health system is strong.
3. Case mix: Hospitals in the Netherlands have been able to differentiate their case mixes, moving away from the situation in which every hospital provides all types of care. Due to geographic differences between the Netherlands and Norway, this is harder if not impossible in Norway. As a result, the case mix of Norwegians hospitals will be different from Dutch hospitals, and might have a bigger natural variability.
4. Organizational structure & planning: there are small differences between how Norwegian and Dutch hospitals are structured, planned, and controlled.
5. Legislation, unions and privacy: Unions have a stronger position in Norway, privacy is more strictly enforced, and legislation is slightly different, also with respect what to report to health authorities (Norway) versus to insurance companies (Netherlands).
We will apply ICM in Helse Møre and Romsdal as our use cases, while taking into account the differences between the two healthcare systems. The use case implementations must give insight into the benefits of ICM for Norwegian healthcare, as well as into how the implementation in healthcare practice can best be done.
