Prosjektkoordinatorene ved Humboldt-University i Berlin er hovedansvarlig for å skrive EU-prosjektforslaget. I Evas Grønne Hage jobber to ansatte med EU-prosjektforslaget og bidrar til planlegging, utvikling og skriveprosessen av søknaden. De deltar i planleggingsmøter med andre prosjektmedlemmer for å utvikle prosjektkonseptet, inviterer nasjonale og internasjonale partnere til konsortiet, og arbeider med å utvikle prosjektoppgaver, arbeidspakker (WPs), budsjett, mål, resultater og påvirkning.