CoSAM - Samhandlingsapplikasjoner i helsetjenesten for kriser og daglig drift

I CoSAM-prosjektet har DNV Imatis utviklet nye samhandlingsapplikasjoner for bedre arbeidsflyt, samhandling og oppgavestøtte i helsetjenestene i Bydel Stovner og Bydel Gamle Oslo. Løsningene støtter ansatte i å jobbe smart og effektivt i det daglige så vel som i krisesituasjoner og sikrer god kvalitet i arbeidet. COVID-19-krisen ga kommunehelsetjenesten en akutt samhandlingsutfordring den ikke var forberedt på, og vanlige rutiner strakk ikke til: Det var stor usikkerhet, stort påtrykk fra pasienter, stort informasjonsbehov, omfattende smittevernstiltak, stort logistikkbehov og det ble nødvendig å endre organisering blant annet gjennom å etablere feberpoliklinikker, gjøre omprioritering av vanlige avtaler fordi mange helsearbeidere ble omdisponert og havnet i karantene. Utfordringene ble ekstra tydelig i håndtering av koronapandemien, men kommunehelsetjenesten har de samme utfordringene i daglig drift og har behov for digitale verktøy for å støtte arbeidsprosesser og samhandling. Partnerne i CoSAM har utviklet, testet og evaluert teknologi og tjenester gjennom innovasjonsprosesser som er forskningsstøttet og behovsdrevet. Prosjektet har brukt iterative og brukersentrerte metoder. Det er gjennomført et grundig innsiktsarbeid som har etablert kunnskap om hvilke behov tjenesten har og som også dokumenterer førsituasjon. Innsiktsarbeidet dokumenterte et stort behov for bedre oversikt, tydeligere ansvar og rollefordeling og verktøy som kan gjøre det enklere for flere ansatte å følge opp et stort antall hjemmeboende på en bedre måte. Kunnskapen er brukt til å utvikle og tilpasse arbeidsprosesser og til å utvikle samhandlingsapplikasjoner for ulike avdelinger i helsetjenesten. Prosjektet har pilotert og evaluert samhandlingstavler for henholdsvis hjemmetjenesten, vurderingsteam, mestringsteam, boligenheten og flere avdelinger i enhet psykisk helse og rus. Løsningene gir en bedre oppfølging av brukere og samhandling internt og støtter arbeidsprosesser for samhandling mellom teamene. Løsningene er utviklet i tett samarbeid med ledere og ansatte i bydelen og gjennom flere iterasjoner hvor løsningene prøves ut og evalueres underveis. Prosjektet har etablert kunnskap om organisering og bruk av digitale samhandlingsløsninger som kan gjenbrukes i kommuner over hele landet. Dette er verdifull informasjon til andre bydeler og kommuner om hvordan endringsarbeid og utvikling av støtte kan gjøres for å jobbe smartere og bruke begrensede ressurser best mulig. Kvalitetsforbedring og effektivisering av tjenester gjennom anskaffelse av digitale løsninger er i tråd med og godt forankret i kommunenes strategier og nasjonale retningslinjer om digitalisering av helse- og omsorgstjenestene. Prosjektresultatene vil også styrke helsenæringen og sikre at flere og bedre digitale løsninger blir utviklet og tatt i bruk i større skala.

Gjennom prosjektet har man designet, pilotert og satt i drift nye samhandlingsapplikasjoner i begge bydelen. Disse er tatt i bruk i flere tjenester, og ikke minst i overgangen mellom tjenester. Dette har endret arbeidsflyt og økt oversikten og de ansattes evne til å ha kontroll på brukernes behov, samt respondere raskere og bedre. Det har også standardisert kommunikasjonsformer og økt graden av digital kommunikasjon rundt brukeres behov, status på tjenestetilbud. Dette har også endret arbeidspraksis i bydelene, hvor disse samhandlingsløsningene har medført at man har redesignet arbeidsflyt som man vurderer har (i prioritert rekkefølge): økt kvalitet, frigjort tid, unngått kostnader. Prosjektet har studert hvordan løsningen fra DNV Imatis også har blitt brukt som en innovasjonsplattform for å utløse og spre innovasjoner i bydelene. Her har vi sett hvordan plattformen har utløst at bydelen har startet opprydding og standardiseringsarbeid for å gjøre seg klar til å ta imot teknologi. Bydelen har utpekt og utdannet superbrukere som etter hvert tok ansvar for standardiseringsarbeidet og tilpasset løsningen basert på erfaringer. Noen av disse ble igjen til super-superbrukere som ble sentrale i å spre bruk av løsningen videre i organisasjonen. Typisk ved at man trakk til seg samarbeidende enheter og både la premisser, men også spredde standardiseringsarbeidet til disse nye enhetene og bidro til identifisering og opplæring av superbrukere i disse enhetene. Slik konstruerte man rundt innovasjonsplattformen, et uformelt kollektiv av superbrukere som utvekslet erfaringer både på teknologi, men enda viktigere rundt organisasjonsutviklingen som må til for å innovere og implementere nye løsninger. Overordnet sett så kan man si at prosjektet har levert på samtlige målsetninger, men i ulik grad. Vi har studert bydelenes tilnærming til beredskap (i lys av pandemien) og så at de systemene man har var viktigere enn systemer man innfører når behovet er akutt. Derfor mener vi også at den største effekten av prosjektet er at man har klart å etablere en løsning som fungerer som en innovasjonsplattform hvor medarbeiderne i organisasjonen selv tar ansvar for standardisering, erfaringer, tilpasning av verktøy og ikke minst utvikling og spredning av nye verktøy til nye deler av bydelen. Løsningene som er utviklet møter også generelle behov for samhandling og oppgavedeling i kommunale helse- og omsorgstjenester, og de er allerede tilbudt og tatt i bruk i andre kommuner i avslutningsfasen av prosjektet. Prosjektet vil derfor ha direkte effekt på forbedringsarbeid i små og store kommuner over hele landet og muliggjøre innovasjon og gevinstrealisering.

COVID-19-krisen ga kommunehelsetjenesten en akutt samhandlingsutfordring den ikke var forberedt på, og vanlige rutiner strakk ikke til: Det var stor usikkerhet, stort påtrykk fra pasienter, stort informasjonsbehov, omfattende smittevernstiltak, stort logistikkbehov og det ble nødvendig å endre organisering blant annet gjennom å etablere feberpoliklinikker, gjøre omprioritering av vanlige avtaler fordi mange helsearbeidere ble omdisponert og havnet i karantene. Bydel Stovner kontaktet Imatis i dagene etter 12. mars, og i løpet av 10 arbeidsdager ble det satt i drift en digital samhandlingsløsning som var rigget for å støtte pasientdialog, oppfølging på feberpoliklinikken, smittesporing og videre oppfølging av smittede tjenestemottakere med kommunale tjenester. Det har imidlertid vist seg svært komplekst å ta i bruk en slik helhetlig samhandlingsløsning, dels fordi det er krevende å etablere digital samhandling i en krisesituasjon når ulike tjenestesteder ikke er vant til å samhandle digitalt, og dels fordi en helhetlig situasjonsforståelse ikke er på plass, verken i bydelen eller på tvers av tjenestene i Oslo kommune (inkl. sykehjem, helsehus og lokalsykehus). I ukene etter påske har det blitt klart at en digital beredskapsløsning må basere seg på IKT-løsninger som allerede brukes i bydeler og på sykehus. Den må kunne «skrus» raskt inn mot utfordringen som oppstår, gi oversikt og helhet samt være fleksibel slik at det er enkelt å etablere «ny struktur», f.eks. ved opprettelse av feberpoliklinikker i Oslos bydeler. Imatis, Bydel Stovner og Bydel Gamle Oslo skal i CoSAM utvikle samhandlingsverktøy for bruk i krisesituasjoner og i daglig drift for oversikt, digital dialog internt og med innbyggere, brukere, pasienter og pårørende. Digitale verktøy for egenrapportering for å følge opp hvordan tilstanden utvikler seg hos den enkelte pasient vil kunne avlaste tjenesten og gi betydelig økt kapasitet og samtidig forbedre pasientsikkerhet og smittespredning.